ماهي اهميتها !!
يعتبر الأرشيف وسيلة عمل، وأداة تسيير للمؤسسات على غرار الموارد الأخرى سواء أكانت بشرية أم مالية أم مادية؛ و التحكم في تسيير الأرشيف ينعكس إيجابياً على حسن التسيير للمؤسسات مهما كان مجال تخصصها
دور مهنيو الأرشيف في البيئة الإليكترونية الجديدة :
إن مهنيي الأرشيف معنيون بإنشاء السجلات وحفظها ، وتنظيمها ووصفها وإتاحتها لاستخدام المستفيدين؛ ويحتاج عملهم إلى مؤهلات علمية عالية وخبرات عملية مختلفة ، لذلك وجب تقديم الدورات المناسبة لهم لكي تنجح عملية الأرشفة الإليكترونية وبالتالي نجاح الأرشيف الإليكتروني ومن هذه الدورات كما أشارت د. سناء التكروري
على سبيل المثال لا الحصر :
دورات في مجال التدريب المستمر :
مقدمة إلى إدارة نظم حفظ السجلات ،إدارة الأرشيف ،إدارة سجلات الأرشيف الإليكترونية ، أدوات إدارة نظم، الوثائق الإليكترونية وأرشيفات البيانات ، تصميم قواعد البيانات ، إدارة الملفات الشخصية
إضافة إلى مجموعة من الدورات في الفهرسة إعداد الكشافات والمستخلصات ، دورات في الإنترنت واستخدام تطبيقاته المختلفة ، ودورات في الرقمنة والحفظ الرقمي ودورات مهارات في مجال تكنولوجيا المعلومات والشبكات .
ونظرا لنقل كثير من المعلومات اليكترونيا مما أوجب على مهنيو الأرشفة متابعة الدراسات الحديثة في المجال والعمل على الضبط الببليوغرافي والموضوعي لمقتنياتهم واستخدام الإنترنت لتبادل المعلومات مع الأرشيفات الأخرى
* المصدر :د سناء التكروري : بحث علاقة التكوين(التدريب) الأرشيفي بالتكوين في مجال المعلومات إعداد نشر في مجلة رسالة المكتبة مج 39 ،ع3،4
ما الذي أدى إلى التحول من الأرشيف الورقي إلى الأرشيف الإليكترونية ؟
سوف اكتب حاليا اسباب تحويلها بشكل عام وسوف اقوم بتفصيلها فيما بعد
أولا: السلبيات الملازمة للأرشيف الورقي .
ثانيا: العوامل التي دعت إلى إدخال الحاسب ومصادر المعلومات الإليكترونية في مراكز المعلومات .
ثالثاً: خصائص ومميزات الأرشيف الإليكتروني .
ماهي السلبيات الملازمة للأرشيف الورقي ؟؟
1. يحتاج الأرشيف الورقي إلى وقت كبير للبحث عن الوثائق المفقودة .
2. غير قابل للتوزيع .
3. قابل للضرر قصير أو طويل المدى .
4. مكلف في عملية التخزين .
5. قابل للتلف والتحطيم .
* المصدر : كتاب اجنبي معنى كبيرا لكلمه صغيره (الارشفه)
A BIG meaning for a small word: Archiving
تآليف:John F. Mahoney
العوامل التي دعت إلى إدخال الحاسب ومصادر المعلومات الإلكترونية في مراكز المعلومات
1. التزايد الهائل في كمية المعلومات ويطلق عليها اسم (انفجار وثورة المعلومات ) ؛ لذلك أصبح من الصعب على المقدرة البشرية والطرق التقليدية حفظ المعلومات وتنظيمها واسترجاعها .
2. تغير أهمية مصادر المعلومات . فلقد كان لتزايد المعلومات وتعدد مصادرها أثر كبير في جعل المؤسسات العلمية والصناعية والعلمية والسياسية والاقتصادية تركز أكثر في البحث عن المعلومات الكافية والمتوازنة في مجال الاختراعات العلمية والتنافس العلمي والثقافي من مناطق جغرافية متعددة.
* المصدر : كتاب علم التوثيق والتقنيه الحديثه ((ص:96))
تآليف : محمد قبيسي .
خصائص ومميزات الارشيف الالكتروني
إن مميزات الأرشيف الإلكتروني تسهيل عملية الاستنساخ في عدة أشكال، بسرعة و بأقل تكاليف من نسخ الورق، كما يمكن تحويله آليا من مكان إلى مكان بفضل الانترنت. ويمكن للأرشيف الوطني أن يصبح بنك للمعلومات الإلكترونية على مستوى الدولة، يحفظ الأرشيف على المدى الطويل و يوفر لأصحاب القرار – فوراً عند الطلب- كل المعلومات الضرورية لمساعدتهم في مهامهم، و فيما بعد للباحثين في حدود الإجراءات القانونية.
أورد الدكتور مساعد الطيار كثير من المميزات للأرشفة الإليكترونية وهي على النحو التالي :
1. توفير الحيز المكاني والاستغناء عن الأرشيف الورقي وأكوام المعاملات والملفات وغيرذلك .
2. ربط أجزاء المؤسسة فيما بينها مهما تباعدت أماكنها .
3. سهولة وسرعة نقل الرسائلوالوثائق الإلكترونية بين فروع المؤسسة أو خارج نطاق المؤسسة .
إقرأ المزيد
سلبيات الارشيف الالكتروني
ورغم كل المميزات التي يتميز بها الأرشيف الإليكتروني إلا أن له بعض السلبيات التي لا تغفل ويجب معالجتها من هذه السلبيات :
1- التطور السريع لبرامج الأرشفة ووسائط الأرشيف الإليكتروني والتي لا يمكن ملاحقتها ، مما يؤكد على ضرورة إيجاد سياسة واضحة لإدارته وتوفير وسائط وأجهزة لاسترجاعه .
2- إمكانية تعرض المواد الأرشيفية للسرقة والتلاعب والتحريف.
3- يتطلب تكاليف كثيرة تحتاجها الأجهزة والعاملين في إعداد ملفات الأرشيف وتطويرها ومتابعتها من حين إلى آخر لتحديثها .
4- أن تعرض جهاز الكمبيوتر لأي حادث مثل الأعطال أو الصدمات الكهربائية قد يؤثر على البيانات المحفوظة في هذا الأرشيف كليا أو جزئيا مما يكون له تأثير بالغ على العمل في المكتب بشكل كلي .
مقاله: الرقمنة أداه لبناء نظم الأرشيفات الإلكترونية
اعداد : د.محمـد عـزت آمنة
مجلة العربية 3000 متخصصه في علم المعلومات
كانت الوثيقة الورقية هى أكثر الأشكال انتشاراً فى نظم الحفظ فى كثير من بيئات العمل ، وكان الشكل الورقى هو المسيطر على الأشكال المختلفة للوثائق من حيث الكم .
ونتيجة لانتشار تكنولوجيا المعلومات منذ أوائل الثمانينيات من القرن الماضى متمثلة فى الحاسبات الكبيرة وصولاً لتطورها المتمثل فى الحاسبات الشخصية والتى تحتوى على تقنيات وتطبيقات متطورة ، فقد توقع الخبراء أن شكل الوسيط الورقى بما يسببه من مشكلات فى الحفظ بسبب الكم الهائل الذى تنتجه الجهات والهيئات خلال أعمالها سوف يقل بشكل كبير .
إلا أن استخدام الحاسبات بشكل واسع أدى إلى انتشار وتزايد الشكل الورقى بالجهات ، وذلك لأن معظم المعلومات المعالجة بالحاسبات يتم طباعتها واستخدامها كمرجع أو فى عمليات الحفظ بالملفات
برنامج الارشفه الالكترونيه (InfoDoc)
بقلم : دكتور عصام عبيد
عضو هيئه تدريس
من : Knol Bets A unit of Knowledge
http://knol.google.com/k/الأرشفة-الالكترونية#
مقاطع لكيفيه استخدام الارشفه الالكترونيه
– مشروع الأرشفة الألكترونية في وزارة الاسكان في سلطنه عمان :
http://www.youtube.com/watch?v=T18TJrzb9AQ
وهنا موضوع مفصل عن المشروع من موقع اليسير للمكتبات وتقنيه المعلومات :
الأرشفة الإلكترونية في سلطنة عمان:
تجربة وزارة الإسكان والكهرباء والمياه
اعداد : دكتور سيف بن عبدالله الجابري
مسؤول تنميه المجموعات
المكتبه الرئيسيه – جامعه السلطان قابوس
http://alyaseer.net/vb/showthread.php?t=5523
&highlight=%C7%E1%C7%D1%D4%DD%C9+%C7%
الارشفة الالكترونية 